Финансовый анализ магазина перед крупными закупками: практическое руководство для владельца розницы
————————————————————-
Перед тем как сделать крупную закупку товара, многие предприниматели в рознице действуют по инерции: «в прошлом году брали столько же — и сейчас возьмём». Пока рынок стабилен, это иногда срабатывает. Но стоит спросу просесть, курсу валют дернуться или поставщику поднять прайсы, и интуитивные решения оборачиваются убытками, неликвидными остатками и кассовыми разрывами.
Финансовый анализ магазина перед крупной покупкой — это проверка на выживаемость: хватит ли денег, окупится ли партия, не «утонет» ли в ней весь бизнес. По опыту экспертов, грамотно выстроенный финансовый анализ магазина услуги способен принести больше выгоды, чем самая агрессивная скидка от поставщика: скидка действует один раз, а выстроенная система принятия решений работает на вас годами. Подробную логику такого подхода хорошо иллюстрирует пошаговый финансовый анализ магазина перед крупными покупками с ориентацией на реальные цифры.
Ниже — пошаговая схема, как самостоятельно оценить крупную закупку, и когда уже стоит привлекать внешних специалистов.
Какие инструменты нужны для анализа
Чтобы провести адекватный, пусть и не идеальный анализ, достаточно базового набора данных.
1. Учётная система
Подойдёт 1С, МойСклад, Эвотор или любая другая программа, где видно:
— продажи по товарам и категориям;
— остатки на складах и в торговом зале;
— закупочные цены;
— валовая маржа по позициям.
2. История продаж минимум за 6–12 месяцев
Чем длиннее период, тем понятнее:
— сезонные колебания спроса;
— тренды по росту или падению выручки;
— жизненный цикл отдельных товарных групп.
3. Отчёт о движении денег (ОДДС) хотя бы в Excel
Свод по поступлениям и расходам по дням или неделям позволяет понять, выдержит ли магазин крупный разовый платёж прямо сейчас, не оставшись без оборотки.
4. План обязательных платежей на 1–3 месяца вперёд
Сюда входят:
— аренда;
— зарплаты и налоги;
— страховые взносы;
— кредиты и проценты;
— текущие закупки.
Без такого календаря легко «перекупить» товар и попасть в кассовый разрыв, даже если формально бизнес прибыльный.
Суть: вам не нужен идеальный управленческий учёт, но нужны честные, актуальные цифры вместо догадок и ощущений.
Что можно подключить для усиления анализа
Если готовы углубиться чуть больше, добавьте простые, но мощные инструменты:
— ABC/XYZ-анализ ассортимента — показывает, какие товары делают основную выручку и прибыль, а какие лишь занимают место на полках.
— Модель точки безубыточности по закупке — расчёт, сколько единиц товара нужно продать, чтобы покрыть все затраты и выйти в плюс.
— Упрощённые отчёты P&L и баланс — картинка по доходам и расходам, а также по активам и обязательствам магазина.
Многие собственники предпочитают не разбираться во всех формулах и коэффициентах, а заказать финансовый анализ бизнеса у внешних специалистов. Это разумная стратегия, если объём закупки велик, цены закупа высоки, а времени на самостоятельный разбор мало.
—
Пошаговый процесс: как проверить крупную закупку
Шаг 1. Сформулировать цель закупки и срок
Формулировка «хочу побольше товара» не подходит. Нужна конкретика:
— «Закупить летнюю коллекцию на сезон»;
— «Сделать запас под новогодний пик»;
— «Зайти в новый товарный сегмент»;
— «Сократить издержки за счёт оптовой партии от поставщика».
Зафиксируйте три ключевых параметра:
1. На какой период планируется товар (месяц, сезон, год).
2. Какой объём выручки вы ожидаете получить с этой партии.
3. Какую максимальную сумму готовы вложить в закупку.
Практический ориентир: ограничивайте бюджет одной крупной закупки долей от средней месячной выручки (например, не выше 70–80%). Так вы не «зальёте» весь оборотный капитал в один рискованный заход.
Шаг 2. Разобрать текущие продажи и остатки
Дальше — честный взгляд на то, как на самом деле продаётся ваш ассортимент.
Сделайте выгрузку продаж по группам и SKU за последние 6–12 месяцев и посчитайте по каждому товару:
— выручку;
— валовую прибыль;
— оборачиваемость (сколько дней товар в среднем лежит до продажи);
— долю списаний, уценок и возвратов.
После этого сопоставьте продажи с текущими остатками:
— что «зависло» и практически не двигается;
— какие позиции улетают слишком быстро и постоянно отсутствуют в наличии;
— какие товары сильно просели в продажах в последние месяцы.
Рекомендация экспертов: при крупных закупках делайте ставку на быстрооборачиваемые и маржинальные позиции, а не на «красивый ассортимент», который стоит мёртвым грузом.
Шаг 3. Посчитать финансовый запас прочности
Теперь нужно понять, какой объём денег вы можете потратить, не рискуя жизнеспособностью магазина.
Сделайте:
1. Свод всех обязательных платежей на ближайшие 1–2 месяца.
2. Прогноз выручки на тот же период, опираясь на «холодные» фактические данные без завышенного оптимизма.
3. Учтите «несвящаемые» расходы: зарплаты, налоги, аренда, ключевые сервисы.
Дальше:
— вычитайте обязательные расходы из ожидаемых поступлений;
— от получившейся суммы отнимите ещё 10–20% — это ваш резерв и подушка безопасности;
— остаток — максимально допустимый бюджет крупной закупки.
Специалисты по финансам сходятся во мнении: если после закупки у вас не остаётся живых денег хотя бы на 1–1,5 месяца работы, вы сознательно идёте по краю.
—
Шаг 4. Просчитать сценарии: оптимистичный, базовый, пессимистичный
Перед заказом партии смоделируйте минимум три сценария продаж.
Оптимистичный
Вы исходитe из лучшего периода за последние годы:
— быстрый спрос,
— минимальные скидки,
— хорошая наценка.
Базовый
Сценарий «как сейчас»:
— средние темпы продаж,
— обычный уровень уценок,
— стандартная маржа.
Пессимистичный
Продажи падают на 20–30%, скидки растут, часть товара приходится распродавать почти по себестоимости.
По каждому сценарию рассчитайте:
— выручку;
— валовую прибыль;
— срок, за который партия будет распродана;
— остаток «неликвидов» к концу периода.
Такой простой сценарный подход — основа для взвешенного решения и то, с чего обычно начинается профессиональный консалтинг по финансовому анализу розничного магазина.
Шаг 5. Пересчитать маржу и рентабельность закупки
Дальше важно понять, сколько вы на самом деле заработаете на новой партии:
1. Определите ожидаемую среднюю наценку по группе товаров с учётом акций и скидок.
2. Учтите сопутствующие расходы: логистика, хранение, упаковка, маркетинг.
3. Посчитайте валовую прибыль в рублях и процентах.
4. Рассчитайте рентабельность инвестиций в закупку (ROI):
ROI = (прибыль с партии / сумма закупки) × 100%.
Если при реалистичном (базовом) сценарии рентабельность получается слишком низкой, имеет смысл:
— пересмотреть ассортимент закупки;
— изменить структуру заказа (уменьшить долю рискованных позиций);
— жёстче торговаться по закупочным ценам.
Иногда внешние эксперты по финансам и рознице за пару часов находят резервы для роста маржи только за счёт грамотного пересобирания ассортимента и корректировки закупочных цен.
Шаг 6. Оценить риск неликвидов и возвратов
Даже при хорошем расчёте всегда остаётся риск:
— «застывания» части партии в остатках;
— возвратов от покупателей;
— необходимости глубокой уценки.
Оцените по предыдущему опыту:
— какой процент партии обычно зависает или уходит со значительной скидкой;
— какие категории товаров чаще всего превращаются в «головную боль»;
— как быстро вы можете распродать остатки через распродажи, маркетплейсы, оптовый сброс.
Заложите это в финансовую модель: пусть 5–20% партии сразу считается потенциально проблемной с меньшей маржой или нулевой прибылью. Это сделает ваш прогноз более реалистичным.
—
Что делать, если цифры не радуют
Ситуация 1. Прогноз показывает кассовый разрыв
Если расчёты показывают, что после оплаты поставки вам не хватит денег на аренду, зарплату и налоги:
— уменьшите объём партии;
— растяните поставку по времени (разбить на несколько меньших заказов);
— договоритесь о рассрочке или отсрочке платежа с поставщиком;
— сдвиньте сроки закупки к периоду пикового спроса.
Иногда проще немного потерять в скидке от поставщика, чем получить острую нехватку денег и сорванные обязательства перед сотрудниками и арендодателями.
Ситуация 2. Низкая рентабельность закупки
Если даже по оптимистичному сценарию рентабельность партии слабая:
— пересмотрите структуру заказа — сократите долю низкомаржинальных и медленных позиций;
— добавьте сопутствующие товары с высокой маржей;
— измените ценовую политику — возможно, вы слишком сильно демпингуете;
— попробуйте сменить поставщика или условия контракта.
Здесь хорошо работает внешний взгляд: профессиональный аудит финансов магазина цена которого зачастую окупается уже на первой большой закупке, помогает увидеть неочевидные потери в марже и наценке.
Ситуация 3. Слишком много «замороженных» остатков
Если уже сейчас на складах и в торговом зале много неликвидов:
— приостановите крупные закупки на время;
— запустите распродажи, акции, комплекты «лидер продаж + медленный товар»;
— выведите часть ассортимента на маркетплейсы;
— рассмотрите оптовый сброс остатков даже с низкой маржой, чтобы вернуть деньги в оборот.
Параллельно стоит детально проанализировать, почему эти неликвиды образовались: ошибка в оценке спроса, неверный сезон, неправильная цена, слабое продвижение или банальное «хотелось красивого ассортимента».
—
Когда подключать экспертов и внешние услуги
Не всегда собственнику стоит погружаться во все детали самостоятельно. Если:
— готовится рекордно большая закупка за год;
— вы выходите в новый формат или категорию;
— планируются поставки под кредитные деньги;
— уже были болезненные ошибки с неликвидами и кассовыми разрывами —
разумно рассмотреть услуги финансового консультанта для магазина.
Специалист или команда могут:
— построить детализированную финансовую модель под ваш формат;
— оценить окупаемость партии и чувствительность к изменениям спроса и цен;
— предложить оптимальный график поставок и оплат;
— подсказать, где вы теряете деньги в текущем ассортименте и ценообразовании.
Многие компании предлагают комплексный финансовый анализ магазина перед крупными закупками как раз в связке с консалтингом по управлению ассортиментом и запасами. В ряде случаев выгоднее один раз оплатить консалтинг по финансовому анализу розничного магазина, чем годами «учиться на своих ошибках», теряя в прибыли и оборотке.
—
Краткая шпаргалка перед каждой крупной закупкой
Перед тем как подписывать счёт на крупную партию, задайте себе несколько контрольных вопросов:
— Я чётко понимаю цель закупки и период, на который она делается?
— У меня есть актуальные цифры по продажам, марже и остаткам за последние месяцы?
— Я знаю, какой максимальный бюджет закупки безопасен с учётом всех обязательных платежей?
— Я просчитал хотя бы три сценария продаж — оптимистичный, базовый и пессимистичный?
— Я понимаю, какая часть партии с высокой вероятностью может стать неликвидом и как я буду с ним работать?
— При необходимости я готов заказать финансовый анализ бизнеса или привлечь внешнего консультанта?
Если на часть вопросов ответ «нет», имеет смысл сначала доработать цифры и модель, а уже потом подтверждать заказ поставщику. Тем более, сегодня доступно множество форматов поддержки — от разовых консультаций по Zoom до регулярного сопровождения, когда эксперт курирует ваши закупки и ежемесячно разбирает результаты.
В итоге грамотный подход к крупным закупкам — это не про «страхи» и чрезмерную осторожность, а про управление рисками и капиталом. Чем больше данных вы учитываете и чем аккуратнее считаете, тем спокойнее проходите периоды турбулентности рынка и тем устойчивее растёт ваш магазин. А детальный финансовый анализ магазина перед крупными покупками, будь то своими силами или через профессиональный аудит, становится таким же обязательным шагом, как переговоры о скидке с поставщиком.